HERRAMIENTAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

El conocimiento básico de todo Administrador de Empresas es el "Proceso Administrativo" que consiste en cuatro etapas:

1. Planificación
2. Organización
3. Dirección
4. Control

Cada una de esas etapas tiene herramientas que nos permitirán ejercer una mejor administración de nuestra empresa.

Estas Herramientas son:

1-) Planificación:

a. Matriz DOFA : Es un método de planificación que debería ser aplicado por todo dueño de negocio en apertura, ya que permite tener los enfoques claros de cuáles son los aspectos buenos y malos de su nuevo negocio.

  

 b. Plan de Acción:Un plan de acción es un acto “heroico”: ayuda a convertir nuestros sueños en realidad.

 

c. Presupuesto:Es el esquema de un plan proyectado de una empresa, para un periodo de tiempo definido .El objetivo fundamental de un presupuesto es el de ayudar a obtener el control de los diferentes aspectos de un negocio.

 


d. Cronograma o Diagrama de Gantt : El diagrama de Gantt es una herramienta para planificar y programar tareas a lo largo de un período determinado. Gracias a una fácil y cómoda visualización de las acciones previstas, permite realizar el seguimiento y control del progreso de cada una de las etapas de un proyecto y, además, reproduce gráficamente las tareas, su duración y secuencia, además del calendario general del proyecto.

2- Organización:

a. Organigrama:El organigrama de una empresa consiste en la representación gráfica de la estructura de la empresa, de manera que no sólo representa a los empleados y recursos humanos de la empresa, sino que también representa las estructuras departamentales, además de ser un buen esquema de las relaciones jerárquicas y competenciales dentro de la empresa.

b. Descripción de Cargo: ejecutar los procesos administrativos del área, aplicando las normas y procedimientos definidos, elaborando documentación necesaria, revisando y realizando cálculos, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva del servicio.

c. Manual de Procedimientos:Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una o más unidades administrativas.

d. Políticas internas:

3- Dirección:


a. Liderazgo: La palabra liderazgo define a una influencia que se ejerce sobre las personas y que permite incentivarlas para que trabajen en forma entusiasta por un objetivo común.

Ejecutado aplicando lo siguiente:

·         Decisiones

·         Motivaciones a subalternos

·         Instrucciones

·         Observaciones

·         Advertencias

·         Sanciones. No a priori sino en casos graves.

b. Gerencia: hace referencia a una o varias personas que tienen como parte de su trabajo la labor de llevar, dirigir o administrar un departamento de una empresa, sociedad, comunidad, casa que a su vez tienen a su cargo una o varias personas. También se relaciona con una sola persona como el gerente de la empresa que es el líder de la misma o se le denomina a la sala donde se reúne el gerente con sus empleados para las reuniones más importantes.

c. Delegar responsabilidades:El equipo gana con los mejores en cada lugar y circunstancia con mentalidad positiva e Integradora.

4- Control:


a. Lista de Chequeo (Check List): La lista de chequeo es la herramienta más fácil de implementar y una de las más efectivas para el control de los procesos. Lo más conveniente es que la lista se origine del plan de seguimiento y medición de los procesos.

b. Conciliación Bancaria:La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.

c. Inventario de Mercancías:Es el conjunto de bienes propiedad de una empresa que han sido adquiridos con el ánimo de volverlos a vender en el mismo estado en que fueron comprados, o para ser transformados en otro tipo de bienes y vendidos como tales.

d. Indicadores: Los indicadores de gestión hacen parte integral del sistema de planeación y auto evaluación institucionales.  Se consideran como un mecanismo sistemático para el monitoreo del cumplimiento de la gestión, en especial de la planeación estratégica y, en general, del quehacer institucional.

e. Supervisión: La supervisión es una actividad técnica y especializada que tiene como fin fundamental utilizar racionalmente los factores que le hacen posible la realización de los procesos de trabajo: el hombre, la materia prima, los equipos, maquinarias, herramientas, dinero, entre otros elementos que en forma directa o indirecta intervienen en la consecución de bienes, servicios y productos destinados a la satisfacción de necesidades de un mercado de consumidores, cada día más exigente, y que mediante su gestión puede contribuir al éxito de la empresa.